Hilfe zum ELO Strukturplaner
Mit dem Strukturplaner legen Sie fest, wie Ihre Ablage in ELO aufgebaut sein soll. Sie arbeiten dabei an einem Entwurf, in ELO selbst ändert sich nichts. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Datei und schicken sie uns. Wir richten ELO dann danach ein.
Der Bildschirm
Links sehen Sie Ihre Ordner, rechts alles zu dem Ordner, den Sie gerade angeklickt haben. Mit den Reitern oben links wechseln Sie zwischen Ordnerstruktur, Mustern, Ablageregeln, Formularen und Kommentaren. Die Zahl am Reiter zeigt, wie viele Einträge es dort gibt.
![Links die Ordnerstruktur, rechts der angeklickte Ordner.]()
Links die Ordnerstruktur, rechts der angeklickte Ordner.
Die Symbole vor den Ordnern sind dieselben wie in ELO. Jede Ebene hat ihr eigenes Symbol, daran erkennen Sie, wie tief ein Ordner liegt.
Das Fragezeichen rechts in jedem Bereich öffnet die Hilfe nur für diesen Bereich. Die Taste F1 macht dasselbe.
Unten rechts sitzt der Schalter Erweitert. Den brauchen Sie nicht. Er zeigt technische Angaben, mit denen wir ELO einrichten.
Ordner anlegen und ändern
Klicken Sie einen Ordner an und dann auf Neuer Ordner. Der neue Ordner entsteht darin, also eine Ebene tiefer. Geben Sie den Namen ein und klicken Sie auf Anlegen. Mit Abbrechen entsteht kein Ordner. Den Namen ändern Sie später rechts unter Name.
Zum Verschieben ziehen Sie einen Ordner mit der Maus an die neue Stelle. Lassen Sie ihn mitten auf einem anderen Ordner los, landet er darin. Lassen Sie ihn am oberen oder unteren Rand eines Ordners los, landet er davor oder dahinter.
Alle Befehle finden Sie, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner klicken. Kopieren übernimmt den Ordner mit allen Unterordnern. Die meisten Befehle gibt es auch als Symbol über der Ordnerstruktur.
![Das Menü der rechten Maustaste.]()
Das Menü der rechten Maustaste.
Über das Suchfeld finden Sie einen Ordner anhand seines Namens. Unter dem Feld erscheint eine Liste aller Treffer, jeweils mit dem Pfad, in dem der Ordner liegt. Ein Klick bringt Sie hin. Mit den Pfeiltasten gehen Sie die Liste durch.
Gibt es viele Ordner mit gleichem Namen, tippen Sie ein zweites Wort aus dem Pfad dazu. „Angebote Handel“ findet zum Beispiel nur die Angebote der Muster Handel KG.
![Drei Ordner „Angebote“, jeder mit seinem Pfad.]()
Drei Ordner „Angebote“, jeder mit seinem Pfad.
Wer lieber mit der Tastatur arbeitet: F2 benennt um, Entf löscht, Alt mit Pfeil nach oben oder unten verschiebt den Ordner.
Den obersten Ordner umbenennen
Ganz oben in der Ordnerstruktur steht Ihr Archiv. Das ist der oberste Ordner, alle anderen liegen darunter. Klicken Sie ihn an und ändern Sie rechts das Feld Name des Archivs. Über die rechte Maustaste und Umbenennen kommen Sie ebenfalls dorthin.
![Das Archiv ist angeklickt, rechts steht sein Name.]()
Das Archiv ist angeklickt, rechts steht sein Name.
Das Archiv lässt sich weder löschen noch verschieben. Unter Anmerkungen zur Ablage schreiben Sie uns, was für die ganze Ablage gilt.
Kommentare
Zu jedem Ordner gibt es rechts das Feld Kommentar. Schreiben Sie hinein, was in den Ordner gehört, wer damit arbeitet und was noch offen ist. Bei der Einrichtung hilft uns das mehr als alles andere.
Ordner mit Kommentar erkennen Sie in der Ordnerstruktur an der kleinen Sprechblase. Der Reiter Kommentare zeigt alle Kommentare untereinander. Mit Zum Ordner springen oder einem Doppelklick kommen Sie zum Ordner.
![Der Reiter Kommentare.]()
Der Reiter Kommentare.
Muster
Manche Ordner brauchen Sie immer wieder in derselben Form. Jeder Kunde bekommt zum Beispiel einen Ordner mit den Unterordnern Angebote, Aufträge und Schriftverkehr. Damit Sie das nicht jedes Mal neu anlegen, gibt es Muster.
Muster anlegen
Legen Sie den Ordner einmal mit allen Unterordnern an. Klicken Sie ihn an, setzen Sie rechts den Haken bei Als Muster verwenden und geben Sie dem Muster einen Namen.
![Dieser Kundenordner ist als Muster „Kunde“ gespeichert.]()
Dieser Kundenordner ist als Muster „Kunde“ gespeichert.
Im Reiter Muster können Sie mit Neues Muster auch ein Muster anlegen, das nicht in der Ordnerstruktur steht.
Muster einfügen
Klicken Sie den Ordner an, in den das Muster kommen soll. Klicken Sie dann auf Muster einfügen. Wählen Sie das Muster aus und entscheiden Sie, ob der Ordner des Musters mitkommt oder nur seine Unterordner.
![Beim Einfügen wählen Sie, ob der Ordner selbst mitkommt.]()
Beim Einfügen wählen Sie, ob der Ordner selbst mitkommt.
Name aus Angaben
Der Name eines solchen Ordners setzt sich oft aus Angaben zusammen, etwa aus Kundennummer und Kundenname. Öffnen Sie dafür am Ordner Weitere Angaben und tragen Sie unter Name aus Angaben die Werte in der richtigen Reihenfolge ein. Mit Beispielwerten sehen Sie gleich, wie der Name später aussieht.
![Der Ordnername entsteht aus Kundennummer und Kundenname.]()
Der Ordnername entsteht aus Kundennummer und Kundenname.
Referenzen
Manchmal gehört ein Ordner an zwei Stellen. Die Steuerunterlagen liegen zum Beispiel in der Buchhaltung, die Geschäftsführung soll sie aber auch bei sich sehen. Dafür gibt es Referenzen. Eine Referenz verweist auf einen Ordner. In ELO erscheint der Ordner dann an beiden Stellen, seinen Inhalt gibt es aber nur einmal.
Das geht in zwei Schritten. Klicken Sie zuerst mit der rechten Maustaste auf den Ordner, der an einer zweiten Stelle erscheinen soll. Wählen Sie dort Referenzieren. Der Ordner bekommt dann einen gestrichelten Rahmen.
![Schritt 1: Die Steuern werden referenziert.]()
Schritt 1: Die Steuern werden referenziert.
Klicken Sie danach mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem er zusätzlich erscheinen soll. Wählen Sie dort Referenz einfügen. Der Planer merkt sich den referenzierten Ordner, bis Sie einen anderen referenzieren. So können Sie ihn an mehreren Stellen einfügen.
![Schritt 2: Die Referenz kommt in die Geschäftsführung.]()
Schritt 2: Die Referenz kommt in die Geschäftsführung.
Referenzen stehen kursiv in der Ordnerstruktur und tragen den Vermerk Referenz. Ein Klick auf den Vermerk bringt Sie zum Original. Entfernen Sie eine Referenz, bleibt das Original erhalten. Löschen Sie das Original, verschwinden auch die Referenzen darauf.
![Die Steuern erscheinen als Referenz in der Geschäftsführung.]()
Die Steuern erscheinen als Referenz in der Geschäftsführung.
Ablageregeln
Eine Ablageregel legt fest, in welchem Ordner ein Dokument von selbst landet. Eine Eingangsrechnung soll zum Beispiel unter Buchhaltung, Eingangsrechnungen, Jahr und Lieferant abgelegt werden, ohne dass jemand den Ordner von Hand sucht.
Ordner
Jede Zeile unter Ordner ist eine Ebene, von oben nach unten. Bei Fester Text heißt der Ordner immer gleich. Die anderen Zeilen holen sich den Namen aus einer Angabe des Dokuments, zum Beispiel das Jahr aus dem Belegdatum oder den Anfangsbuchstaben des Lieferanten.
Über den Ordnern steht die Zeile Ergebnis. Sie zeigt den ganzen Ablagepfad samt Dokumentname und bleibt beim Scrollen oben stehen. So sehen Sie jede Änderung sofort.
![Die Ordner einer Regel für Eingangsrechnungen.]()
Die Ordner einer Regel für Eingangsrechnungen.
Name des Dokuments
Unter Dokument legen Sie fest, wie das Dokument heißen soll, zum Beispiel Datum, Lieferant und Rechnungsnummer. Jeder Teil ist eine Zeile, wie bei den Ordnern. Zwischen zwei Teilen steht das gewählte Trennzeichen. In der Spalte Davor können Sie bei jedem Teil stattdessen nur ein Leerzeichen oder nichts wählen. So wird aus „Rechnung“ und der Nummer „Rechnung 4711“ und aus Betrag und „€“ zum Beispiel „1200,99 €“. Ein Datum erscheint im Namen im Format TT.MM.JJJJ, also etwa „12.03.2026“.
Unter Beispiel tragen Sie Werte ein und sehen sofort, wo das Dokument landen würde und wie es heißt.
![Der Name entsteht aus Datum, Lieferant und Belegnummer.]()
Der Name entsteht aus Datum, Lieferant und Belegnummer.
Eigener Ordner je Dokument
Zu einem Dokument gehören oft weitere Unterlagen. Zu einer Rechnung kommen zum Beispiel Lieferschein, Mahnung oder Schriftverkehr dazu. Dann ist es praktisch, wenn jede Rechnung ihren eigenen Ordner bekommt, in dem all das zusammen liegt. In ELO heißt so ein Ordner Container.
Setzen Sie dazu unter Dokument den Haken bei Jedes Dokument in einen eigenen Ordner legen. Der Name, den Sie darunter zusammenstellen, gehört dann nicht mehr zum Dokument, sondern zu diesem Ordner. Das Dokument selbst liegt darin. Alles, was später zu dieser Rechnung dazukommt, legen Sie ebenfalls dort ab.
Ohne Haken liegt das Dokument direkt im letzten Ordner der Regel und trägt den Namen selbst. Im Beispiel sehen Sie den Unterschied sofort: Mit Haken steht zwischen den Ordnern und dem Dokument ein zusätzlicher Ordner.
![Mit eigenem Ordner: Die Rechnung liegt im Ordner „12.03.2026 Musterlieferant AG RE 4711“.]()
Mit eigenem Ordner: Die Rechnung liegt im Ordner „12.03.2026 Musterlieferant AG RE 4711“.
Fragen von uns
Rote Sätze unter einer Zeile sind Fragen von uns an Sie. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine Regel aufbauen sollen, beschreiben Sie oben unter Wie soll sortiert werden? in Ihren Worten, was Sie möchten. Das reicht uns. Steht bei einer Regel, dass wir sie noch vorbereiten, genügt ebenfalls Ihre Beschreibung.
E-Mails
Unten in der Liste der Ablageregeln steht der Bereich Mailimport. Dort legen Sie fest, wo E-Mails abgelegt werden.
Mail-Archivierung allgemein gilt für alle Postfächer, die keine eigene Regel haben. Soll ein Postfach anders abgelegt werden, etwa das Postfach für Rechnungen, legen Sie es mit Neues Postfach an und geben ihm seine eigene Regel.
Die Zeilen funktionieren wie bei den Ablageregeln. Zur Auswahl stehen hier die Angaben einer Mail, also Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Postfach. Das Beispiel rechnet mit einer erfundenen Mail von Max Mustermann.
![Die allgemeine Regel für E-Mails: nach Jahr und Absender.]()
Die allgemeine Regel für E-Mails: nach Jahr und Absender.
Rot markierte Regeln
Manchmal brauchen wir bei einer Regel Ihre Hilfe. Dann ist der Reiter Ablageregeln rot. Die Regel selbst trägt in der Liste den Vermerk To-do. Öffnen Sie die Regel und ergänzen Sie, was fehlt. Klicken Sie danach auf Als erledigt markieren.
![Diese Regel wartet auf Ihre Antwort.]()
Diese Regel wartet auf Ihre Antwort.
Speichern und weitergeben
Der Strukturplaner merkt sich Ihre Arbeit in diesem Browser. Öffnen Sie ihn das nächste Mal, fragt er, ob Sie daran weiterarbeiten oder einen neuen Plan beginnen möchten. Das ersetzt aber nicht das Speichern. Klicken Sie regelmäßig oben rechts auf Speichern oder drücken Sie Strg+S. Hat das Speichern geklappt, wird der Knopf kurz grün und zeigt „Gespeichert“. Unten erscheint dazu eine Meldung mit dem Namen der Datei.
![Oben rechts: Neu, Datei öffnen, Hilfe und Speichern.]()
Oben rechts: Neu, Datei öffnen, Hilfe und Speichern.
Beim ersten Speichern wählen Sie, wo die Datei liegen soll. Danach schreibt der Planer immer in dieselbe Datei. Manche Browser fragen nicht, sondern legen die Datei im Ordner Downloads ab. Unten links sehen Sie, ob alles gespeichert ist.
Schicken Sie uns die Datei per E-Mail.
Mehrere Pläne
Der Browser kann mehrere Pläne nebeneinander halten, zum Beispiel einen je Kunde oder je Variante. Neu fragt nach einem Namen und beginnt einen leeren Plan; der bisherige bleibt erhalten. Auch Datei öffnen legt einen eigenen Plan an, benannt nach der Datei. Unter Pläne … wechseln Sie zwischen den Plänen, benennen sie um oder löschen sie. Unten links steht, welcher Plan gerade offen ist. Den Namen des Plans schlägt der Planer auch beim Speichern als Dateinamen vor.
Datei öffnen
Mit Datei öffnen oben rechts arbeiten Sie an einer gespeicherten Datei weiter. Das kann Ihre eigene sein oder eine, die wir Ihnen geschickt haben. Die Datei endet auf .json.
Kommt die Datei per E-Mail, speichern Sie den Anhang zuerst in einem Ordner, zum Beispiel auf dem Desktop. Dort finden Sie ihn beim Öffnen wieder. Außerdem kann der Planer dann später in dieselbe Datei speichern.
Der Inhalt der Datei ersetzt alles, was gerade im Planer steht. Haben Sie schon etwas angelegt, fragt der Planer deshalb vorher nach. Er sagt Ihnen auch, wenn Ihre letzten Änderungen noch nicht gespeichert sind. Speichern Sie dann besser zuerst.
![Die Rückfrage, bevor eine Datei geöffnet wird.]()
Die Rückfrage, bevor eine Datei geöffnet wird.
Nach dem Öffnen speichert der Planer in genau diese Datei. Unten links steht, welche Datei gerade offen ist.
![Unten links: die geöffnete Datei.]()
Unten links: die geöffnete Datei.
Manche Browser können eine geöffnete Datei nicht überschreiben. Dann legt Speichern eine neue Datei im Ordner Downloads an. Schicken Sie uns in dem Fall die neueste.